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Reduce recruitment costs

SO SENKEN SIE IHRE EINSTELLUNGSKOSTEN

Dieser Satz ist mit Sicherheit in jedem Unternehmen schon einmal gefallen: „Das Budget wird gekürzt.“ Manchmal scheint es, als sollten Sie für immer weniger Geld immer mehr leisten. Durch die Auslagerung Ihrer Rekrutierungsprozesse erhalten Sie Zugang zu Fachwissen im Bereich Personalbeschaffung und erzielen Einsparungen, die sonst nicht möglich wären. Dadurch generieren Sie Mehrwert in Ihrem Einstellungsprozess – von der Auswahl der für Sie am besten geeigneten Methode über die Reduzierung unproduktiver Ausgaben bis hin zur Effizienzsteigerung durch Automatisierung.

Abgestimmte Lösung zur Erfüllung von Budgetvorgaben

Es wird oft angenommen, dass die größten Einsparungen bei der ersten Anwendung einer Outsourcing-Lösung erzielt werden, aber das muss nicht unbedingt der Fall sein. Da Einkauf und HR auf immer mehr Effizienz drängen, kann es durchaus sinnvoll sein, zu prüfen, was ein neuer Ansatz bei Ihrem vorhandenen Lieferanten bringen würde.

Das Ergebnis

Durch die Bereitstellung eines eigenen Mitarbeiterteams in einer unserer lokalen Hays-Niederlassungen und dank Unterstützung durch unser Shared Service Center in den Bereichen Compliance, Audit, Analyse und 3SS konnten wir die Kosten eines Kunden aus dem öffentlichen Sektor gegenüber dem vorherigen Dienstleister um 50 % senken.

Ob es um Verwaltung, Finanzen, Wohnbauplanung, HR, IT, Recht, gewerbliche Arbeit, Management, Marketing, Beschaffung, soziale und Gesundheitsberufe (Fachkräfte und ungelernt Mitarbeiter), Handwerk oder Ingenieurwesen geht – unser anbieterneutrales MSP basiert auf einer festen Preisgestaltung, die dank unseres effizienten Vorgehens niedriger ist als beim vorherigen Anbieter.

In Monatsberichten und zusätzlichen Quartalsübersichten kann der Kunde ständig die Serviceleistungen und seine Einsparungen verfolgen. So kann er nachvollziehen, wie sich die Leistungen entwickeln und wo noch Einsparungen erzielt werden können.


Kosten senken durch Umstrukturierung

Stellenabbau ist in jedem Unternehmen ein Angstwort. Es ist nicht nur eines der traumatischsten Ereignisse im Leben eines Mitarbeiters, sondern stellt auch eine der schwersten Aufgaben für das HR-Team dar – vor allem wenn es nur darum geht, Kosten zu senken. Durch einen sensiblen Umgang mit den betroffenen und verbleibenden Mitarbeitern lassen sich die negativen Effekte jedoch abfedern. Eine mögliche Methode hierfür ist eine effektive Umstrukturierung. Es kann jedoch schwierig sein, die damit verbundenen Aufgaben zusätzlich zum Tagesgeschäft im Auge zu behalten. Manchmal hilft es, Außenstehenden mit etwas Abstand zu beauftragen. Deshalb hat uns die Personalabteilung eines unserer größten Bankkunden damit beauftragt, ihre vom Stellenabbau betroffenen Mitarbeiter an anderer Stelle im Unternehmen unterzubringen.

Unser Team analysierte die vorhandenen Resourcing-Prozesse der Bank und entwickelte daraus eine proaktive Umstrukturierungsstrategie. Sobald feststand, welche Mitarbeiter vom Stellenabbau betroffen waren, wurden diese zu Gesprächen eingeladen, in denen ihre Kompetenzen, Präferenzen, gewünschten Arbeitsorte und derzeitigen Gehaltsbedingungen durchgesprochen wurden. Anschließend wurden sie in einen internen Fachkräftepool aufgenommen. Dies bedeutet, dass ihnen geeignete Stellen vorrangig vor externen Bewerbern angeboten werden.

Das Ergebnis

Wir sind mit allen Mitarbeitern in Kontakt geblieben, haben uns regelmäßig mit ihnen ausgetauscht und für Beratung, Anleitung und Schulung gesorgt, um die Umstellung zu erleichtern. Innerhalb von 24 Monaten durchliefen 1.800 Mitarbeiter diesen Umstrukturierungsprozess, wobei in den letzten 65 Fällen Personalabbaukosten in Höhe von £2 Millionen eingespart werden konnten.


Master vendor für maximalen Wert

Eine der führenden Weltmetropolen am Laufen zu halten ist eine beachtliche Leistung – gerade wenn alles auch noch kostensparend funktionieren soll. Deshalb hat eine Stadtverwaltung beschlossen, für ihre Personalbeschaffung eine Master Vendor-Vereinbarung abzuschließen. Das Ziel dabei ist es, die Ausgaben erheblich zu senken, für transparente und reibungslose Einstellungsprozesse zu sorgen und die angestellten Mitarbeiter zu entlasten.

Nach einem Ausschreibungsverfahren wurde Hays als Partner ausgewählt, um die Rekrutierungsaktivitäten externer Dienstleister für fest angestellte und befristete Mitarbeiter zu konsolidieren.

Anfangs gab es getrennte Ausschreibungen für Fachkräfte sowie Verwaltungs- und IT-Mitarbeiter. Es zeigte sich jedoch schnell, dass die Beauftragung von Hays als Dienstleister für alle drei Qualifikationen die größten Kostenvorteile ermöglichen würde. Hays übernahm damit die Verantwortung für alle nicht intern durchgeführten Rekrutierungsaktivitäten für fest angestellte und befristete Mitarbeiter und verwaltete ein Jahresbudget von £70 Millionen für Zeitpersonal.

Zu diesem Zweck wurde ein Mitarbeiterteam vor Ort eingesetzt, das in die Organisation der Stadtverwaltung integriert ist. Die Teammitglieder sind verantwortlich für die Einhaltung ihrer HR-Prozesse. Sie nehmen Führungsaufgaben zur Sicherstellung des Terminrahmens und der Bewerberqualität im Einstellungsprozess wahr und sorgen damit für eine durchgängig hohe Qualität der Rekrutierungsaktivitäten.

Das Ergebnis

Damit wurde eine Direkteinstellungsquote von 95 % erzielt und die Bewerbungen konnten innerhalb von drei Tagen bearbeitet werden.

Vor allem aber waren im ersten Jahr beträchtliche Kosteneinsparungen in Höhe von über £4 Millionen möglich.


Kosteneinsparungen durch Fachkräftepools

Viele unserer MSP-Erstkunden kamen mit dem Ziel zu uns, ihre steigenden Ausgaben für Kontraktoren unter Kontrolle zu bringen, mehr Transparenz zu erreichen, Risiken zu senken, die Bewerberqualität zu verbessern und Kosten einzusparen. Ein führendes australisches Energieunternehmen war in genau dieser Lage, weil die Zahl seiner Kontraktoren ständig wuchs.

Das Unternehmen übertrug Hays die Verantwortung für das umfassende Management von Sourcing, Onboarding und Entlohnung aller direkt oder über Dritte eingestellten befristeten Mitarbeiter landesweit. Dazu gehörten auch alle befristeten Einstellungen in den HR-betreuten Geschäftseinheiten, einschließlich Fachkräfte, Techniker und Verwaltungskräfte vor Ort und im Büro.

Zum Start des Programms beschäftigte das Unternehmen 180 befristete Mitarbeiter, die Maximalzahl betrug dabei 550. Um das gesetzte Ziel einer Reaktion binnen 24 Stunden einzuhalten und gleichzeitig Kosten zu senken, hat Hays für den Gasproduzenten Fachkräftepools mit den folgenden Zielen entwickelt und verwaltet:

  • Identifizierung von Bewerbern mit den passenden Qualifikationen und der entsprechenden kulturellen Ausrichtung
  • Initiativen in sozialen Medien
  • Auswahl von Bewerbern aus laufenden Rekrutierungskampagnen und Karriereseiten
  • Vorauswahl von Bewerbern mit geeigneten Qualifikationen und kulturellen Voraussetzungen
  • Regelmäßiger Kontakt mit dem Fachkräftepool, um Bewerberunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten
     

Das Ergebnis

Einsparungen in Höhe von ca. $1,8 Millionen allein bei der Erstübertragung von Kontraktoren.


Direkte Sparpotenziale

Viele Anbieter, Nichteinhaltung von Regeln, intransparente Preislisten, befristete Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen und Personalverantwortliche mit unterschiedlichen Kompetenzen – da ist es kein Wunder, dass viele Großunternehmen sich von MSP mehr Transparenz und Kontrolle über ihre befristeten Mitarbeiter erhoffen. Dies gilt insbesondere für die damit verbundenen Kosten.

Eine führende Privatkundenbank wandte sich an Hays Talent Solutions, um mehr Kontrolle über die Mitarbeiter zu erreichen. Die Lösung? Ein erweiterter Managed Service Provision-Ansatz (MSP) mit speziell auf den Kunden zugeschnittenem Sourcing durch Teams an mehreren Standorten, ein Kontraktoren-Managementbüro (Contractor Management Office – CMO) und zusätzlich unser Vendor Management System (VMS) 3 Story Software (3SS).

Das Ergebnis

Dank des umfassenden „Procure to Pay“-Managementansatzes konnten wir die Zahl der über Dritte vermittelten befristeten Mitarbeiter auf unter 10 % senken.

Wir kümmerten uns um das direkte Sourcing, das Management von Drittlieferanten, Compliance, Lieferung und Management von VMS, Onboarding, Einarbeitung, Lohnabrechnungen und Offboarding. Damit erzielten wir für unseren Kunden trotz einer Zunahme der befristeten Mitarbeiter um 30 % jährliche Einsparungen in Höhe von 7,5 % sowie weitere Vorteile wie die Steigerung der Compliance von 50 auf 100 %.


Kostensenkungen durch konsolidierung von Lieferanten

Je öfter Sie etwas kaufen, umso mehr erkennen Sie, wie viele verschiedene Lieferanten es für Ihren Bedarf gibt und wie viele neue Bezugsmöglichkeiten sich daraus für Sie ergeben. So ist es nur verständlich, dass man als einer der weltweit führenden Post- und Logistikdienstleister mit über 500.000 Mitarbeitern in mehr als 200 Ländern unter Umständen mit ziemlich vielen Personaldienstleistern zu tun hat.

Für den Logistik- und Kommunikationsriesen ergaben sich daraus jedoch hohe Verwaltungskosten, mangelnde Transparenz und infolgedessen oft zu hohe direkte und indirekte Kosten.

Um die Geschäftsprozesse zu vereinfachen und die jährlichen Ausgaben zu senken, beschloss das Unternehmen, die etwa 150 vorhandenen nicht strategischen Lieferanten ebenso wie neue Anbieter über einen Managed Service Provider zu bündeln, organisieren, koordinieren, beauftragen und fakturieren zu lassen.

Das Ergebnis

Durch die Bündelung von nicht strategischen IT- und Managementleistungen wurde die Lieferantenzahl reduziert und langfristige Stabilität erzielt. Außerdem profitiert der in Deutschland ansässige Post- und Logistikkonzern jetzt von einem schnelleren Zugriff auf Fachkräfte bei der Beschaffung von Leistungen und einem besseren Überblick über aktuelle Marktentwicklungen. Die von Hays gelieferten Monatsberichte umfassen darüber hinaus alle notwendigen Fakten und Informationen und dienen zur Ermittlung weiterer Optimierungs- und Einsparpotenziale.

Der Leiter der Serviceabteilung in Deutschland sagt dazu: „Durch die in Zusammenarbeit mit Hays eingeführten Maßnahmen haben wir schon jetzt beträchtliche Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen erreicht. Gemeinsam mit Hays suchen wir immer weiter nach Möglichkeiten zur Optimierung und analysieren, ob und wo wir unsere Geschäftsaktivitäten auf andere Länder und Produktgruppen ausweiten können.