WESENTLICHE KENNZAHLEN FÜR IHR MSP-VERWALTETES ZEITARBEITSMODELL

Unabhängig davon, ob Sie die Leitung über ein bestehendes Zeitarbeitsmodell innehaben oder Sie erst vor Kurzem einen Managed Services Provider (MSP, ein Dienstleister, der den gesamten Personalbereitstellungsprozess für ein Unternehmen übernimmt) für die Implementierung eines neuen Modells beauftragt haben oder Ihr Modell eine Mischung daraus ist – wahrscheinlich haben Sie sich bereits Gedanken darüber gemacht, wie Sie letztendlich den Erfolg des Modells bemessen werden. Als führender Anbieter von MSP-, RPO-, CMO-, Leistungsbeschreibungslösungen und Lösungen für die direkte Beschaffung mit über 120 Kunden auf der ganzen Welt konnte Hays Talent Solutions einen umfassenden Erfahrungsschatz darüber sammeln, wie der Erfolg eines Modells aussehen sollte und wie er sich beziffern lässt.

Bei der Leistungsbewertung Ihres MSP-verwalteten Zeitarbeitsmodells kommt es darauf an, ganz genau zu wissen, was Sie messen sollten und welche Faktoren ein Modell erfolgreich machen. Unternehmen begehen häufig den Fehler, Ihr Zeitarbeitsmodell ausschließlich auf Basis der erzielten Kosteneinsparungen und Geschwindigkeit zu bewerten, doch in der heutigen, von Fachkräftemangel geprägten Welt erzählen diese Kennzahlen nur einen Teil der Geschichte.

Wesentliche MSP-Modellkennzahen

1. Abschlussrate

Die Abschlussrate spielt im Bewerberanziehungs- und -interaktionsprozess eine ausschlaggebende Rolle, denn hierbei handelt es sich um das Verhältnis zwischen Zeitarbeitsbestellungen, die bei Anbietern eingehen, und den Arbeitsaufträgen, die monatlich erfüllt werden. Die Abschlussrate ist deswegen so wichtig, weil sie der wichtigste Indikator dafür ist, ob ein Modell effektiv sein kann oder nicht. Eine niedrige Rate kann auf einen schlechten Prozess, eine problematische Preisliste, inkompetente Anbieter und viele andere grundlegende Probleme des Modells hindeuten.

Bei der Bewertung der Zeitspanne bis hin zum Auftragsabschluss ist es außerdem wichtig, einen genaueren Blick darauf zu werfen, ob es womöglich andere Faktoren gibt, die Ihre Zyklusdauer verlängern könnten – zum Beispiel wenn Ihre Einstellungsleiter nach Erhalt der Kandidatenliste nur langsam handeln. Achten Sie also bei der Prüfung Ihres Modells darauf, die Reaktionszeit Ihrer Einstellungsleiter vom Gesamtbild abzutrennen, wenn Sie sich ausschlaggebende Kennzahlen wie die Zeitspanne bis hin zum Auftragsabschluss ansehen. Auf diese Weise können Sie feststellen, wie schnell Ihre Dienstleister arbeiten.

2. Lebenslauf im Verhältnis zu freien Stellen und Lebenslauf im Verhältnis zu Vorstellungsgesprächen

Auch diese Kennzahlen sollten beachtet werden, da sie häufig davon abhängen, welches Verhalten Ihr MSP-Dienstleister in der Personalbeschaffungskette pflegt. Wenn Ihr MSP als Pförtner zwischen dem Einstellungsleiter und dem Anbieter fungiert, laufen Sie Gefahr, ein schlechtes Lebenslauf-Stellenangebot-Verhältnis zu erleiden, da der Dienstleister nicht weiß, was der Leiter wirklich benötigt oder möchte und daher keine Kandidaten vorschlägt. Oder aber ein Dienstleister sendet Ihnen Unmengen an Lebensläufen mit dem Ziel zu, festzustellen, welche Kandidaten gewünscht sind. Ein gemeinschaftlicher Einstellungsprozess beginnt mit der Auftragsbestellung (manchmal auch Arbeitsanforderung genannt). Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Leiter eng mit dem MSP und Dienstleister zusammenarbeitet, um ein Verständnis darüber zu schaffen, was für den Job benötigt wird. Dadurch verkürzen sich auch andere Kennzahlen, wie die Zeit bis zur Einstellung, da es zu weniger Fehlkommunikation und verschwendeten Bemühungen kommt.

Das Gleiche gilt auch für Ihr Lebenslauf-Vorstellungsgespräch-Verhältnis sowie Ihr Lebenslauf-Einstellungs-Verhältnis. Es kommt darauf an, einen effizienten Prozess zu erstellen, der für Dienstleister und Einstellungsleiter funktioniert, und gleichzeitig bestehende Prozesse und Richtlinien aufrechtzuerhalten. Wenn sich Fachkräfte bewerben, erwarten Sie eine schnelle Antwort. Sie müssen also für einen Prozess sorgen, der garantiert, dass alle Bewerber schnell eine Antwort erhalten. So verbessern Sie nicht nur Ihre Arbeitgebermarke sondern auch das insgesamte Bewerbererlebnis und verhindern, dass sich die Fachkräfte, die Sie wollen, nach etwas anderem umsehen.

3. Zeit bis zur Vorauswahl-> Angebot -> Einstellung

Mit der Zeit bis zur Einstellung können Sie nachverfolgen, wie schnell Sie reagieren, sobald Sie mit dem bzw. den richtigen Kandidaten Kontakt aufgenommen haben. Im Gegensatz zu den Zeit-bis-zum-Abschluss-Kennzahlen verfolgen Sie hier die Anzahl an Tagen nach, die zwischen der Ausschreibung einer Stelle und der Annahme eines Angebots liegen. Durch das Messen dieses Durchsatzes erhalten Sie einen Überblick darüber, wie schnell das Modell Mehrwert schafft.  Wenn beispielsweise das Verhältnis zwischen Lebenslauf und Position hoch/niedrig ist, weist dies womöglich darauf hin, dass das Modellteam eine schlechte Aufnahmebesprechung durchgeführt hat.  Wenn das Verhältnis zwischen Lebenslauf und Vorstellungsgespräch hoch/niedrig ist, können Sie dadurch auch Einblick in diesen Aspekt erhalten.  Wenn das Verhältnis zwischen Lebenslauf und Angebot für Bedenken sorgt, ist dies womöglich ein Anzeichen für Mängel in der Beschaffungskette oder in den Auswahlkriterien Ihrer Einstellungsleiter.  Wenn das Verhältnis zwischen Lebenslauf und Einstellung für Bedenken sorgt, ist dies womöglich ein Anzeichen für einen Mangel an Interesse des Kandidaten an der freien Stelle oder dem Unternehmen.

Prozesseffizienzgewinne sind bei der Bewertung des Gesamterfolgs Ihres MSP-Modells von ausschlaggebender Bedeutung. Stellen Sie sich selbst folgende Fragen: Arbeiten die Dienstleister und Einstellungsleiter entsprechend der festgelegten bewährten Modellverfahren und -richtlinien zusammen? Funktioniert der Prozess wie vorgesehen oder gibt es Probleme? Ist die Durchführung des Prozesses für Einstellungsleiter und Anbieter schwierig? Wenn dies der Fall ist, werden die betroffenen Personen – zum Nachteil aller – dazu verleitet, das Modell zu umgehen. Es ist eine gute Idee, Ihre Arbeitsabläufe in der Form von Berichten festzuhalten und zu analysieren. So können Sie feststellen, wie lange es dauert, Vorstellungsgespräche festzulegen, Einstellungstests zu organisieren, Hintergrundprüfungen abzuschließen und zu entscheiden, wie viele Tage jede Phase in Anspruch nimmt. Wenn Sie diesen Leitlinien folgen, sind Sie dazu in der Lage, Ihre Prozesse auf kreative Weise schlanker zu gestalten.

4. Zufriedenheitsumfragen

Ein Großteil der Unternehmen ist gut darin, die Benutzerzufriedenheit für ihre internen Modelle zu messen. Bei Modellen für die Verwaltung von Zeitpersonal reicht es oft nur bis zu den Einstellungsleitern. Auf dem heutigen Fachkräftemarkt ist es jedoch für die Aufrechterhaltung eines hochwertigen Modells unerlässlich, nicht nur die Zufriedenheit von Einstellungsleitern, sondern auch die Zufriedenheit von Dienstleistern und – vielleicht noch wichtiger – die Zufriedenheit von Bewerbern zu messen. Die harte Realität auf dem Markt sieht so aus: Gefragte Facharbeiter können sich aussuchen, wo sie arbeiten möchten. Wenn Ihr Unternehmen nicht als Kunde der ersten Wahl gilt und Ihr Modell nicht mit einer intuitiven Navigationsfläche auffährt, werden sich Bewerber (und die Anbieter, die bei der Beschaffung dieser behilflich sind) nach jemand anderem umsehen.

Hays hat den Weg hin zu einem bewerberorientierten Ansatz geebnet, der dabei hilft, sicherzustellen, dass der Kunde die richtigen Fachkräfte zur richten Zeit, am richtigen Ort und zu einem fairen Preis erhält. Diese Strategie kann allerdings nur dann funktionieren, wenn alle Parteien (Kunde, MSP-Dienstleister, Einstellungsleiter, Anbieter und Auftragnehmer) fair behandelt werden und von Vorteilen profitieren.  Der bewerberorientierte Ansatz geht mit einer sorgfältigen Suche nach den passenden Kandidaten einher, wodurch sichergestellt wird, dass das Modell eine hohe Anziehungskraft ausstrahlt und viele erfolgreiche Einstellungen realisiert werden.  Indem MSP-Modelldienstleister über alle Parteien hinweg eine Promotorenüberhangphilosophie verfolgen, sind sie dazu in der Lage, sicherzustellen, das der Fokus stets auf der Gesamtzufriedenheit liegt. Auf diese Weise lässt sich gewährleisten, dass Einstellungsleiter zufrieden (sie haben die besten Kandidaten erhalten und ihr Projekt frist- und budgetgerecht abgeschlossen) und Auftragnehmer glücklich sind (sie sind für die Arbeit an einem spannendem Projekt fair bezahlt worden).

5. Beachtung von Preislisten

Viele bereits seit längerer Zeit bestehenden Modelle greifen auf eine Preislistenmethodik zurück, um standardisierte Preise innerhalb des Unternehmens sicherzustellen und für Gleichwertigkeit zwischen den Dienstleistern zu sorgen.  Ein Großteil der Modellleiter sind ständig damit beschäftigt, Dienstleister zu bewerten, um so feststellen zu können, welche die beste Leistung erbringen, welche an ihrer Leistung arbeiten müssen und welche aus der Modellversorgungskette entfernt werden müssen. Preislisten können die Bewertung erleichtern.

Berücksichtigen Sie Aspekte wie das Angebot an qualifizierten Kandidaten, besetzte Stellen und die Reaktionszeit. Halten sich die Dienstleister an Preislisten oder geben Sie ständig Angebote über dem Maximalbudget ab?  Gilt dies für alle Anbieter oder nur für einen?  Sollte dies bei allen Anbietern der Fall sein, kann dies ein Anzeichen dafür sein, dass die Preislisten aufgrund der sich schnell wandelnden Märkte überholt werden müssen.  Außerdem ist es wichtig, die Preislistenstrategie auf das Niveau und die Qualität des Kandidaten anzupassen, den sich das Unternehmen für das Modell wünscht.  Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, mit der Vergütung am 55. Perzentilwert anzusetzen, aber gleichzeitig behauptet, den Schwerpunkt auf Qualität zu setzen, wird es Zeit für eine Generalüberholung.  Sollte ein Unternehmen bei einem Fähigkeitenprofil, das stets verfügbar und nicht schwierig zu finden ist, die Vergütung allerdings beim 99. Perzentilwert ansetzen, stehen die Chancen gut, dass es zu viel bezahlt und es einige Einsparungsmöglichkeiten gibt.

6. Ergebnisse von Konformitätsaudits

Hierbei sollte es sich um eine einfache „Bestanden“/„Durchgefallen“-Messung handeln, denn eine Konformität von 100 % wird häufig als Mindestanforderung für alle Dienstleister in einem MSP-verwalteten Zeitarbeitsmodell betrachtet.  Indem gewährleistet wird, dass Hintergrundprüfungen ordnungsgemäß durchgeführt und Formulare unterschrieben, eingeholt und geprüft werden, und sichergestellt wird, dass der Kandidat/Arbeiter sich allen Aspekten bewusst ist, sinkt das Gesamtrisiko drastisch – und diese Anforderungen lassen sich darüber hinaus ohne große Anstrengung realisieren.  Sicherzustellen, dass Anbieter zeitnah über alle Veränderungen informiert werden, ist letztendlich die Verantwortung der Modellleitung.

Was das für Sie bedeutet

Ihr Team muss eine zugrunde liegende Auswahl an Kennzahlen festlegen, mithilfe derer das Leistungsvermögen Ihres Zeitpersonalmodells und Ihres MSP-Dienstleisters bemessen werden kann. Sobald Ihr Modell gefestigte Formen annimmt, sollten Sie sich noch einmal Ihre ursprünglichen Ziele ansehen und bewerten, ob durch sich veränderte Umstände die Möglichkeit entstanden ist, Ihre Strategie nochmals zu überprüfen und zu überarbeiten. Diese Kennzahlen sind gewiss ein guter Anfang, aber nichtsdestotrotz ist es wichtig, Trends langfristig nachzuverfolgen. Um die Kosten innerhalb eines Beschaffungsbudgets überwachen und zukünftige Anforderungen einplanen zu können, müssen Sie über die Grundlagen verfügen.

Hays Talent Solutions weiß, dass sich genau dieser Aspekt nur schwer messen und nachverfolgen lässt. Aus diesem Grund haben wir ein kostenloses Beschaffungsdiagnosetool entwickelt, das Ihre Haltung gegenüber Ihrer aktuellen Lösung und Ihres aktuellen Modells in kurzer Zeit widerspiegelt und Ihnen einen Leitfaden für zukünftige Maßnahmen und Anpassungen an die Hand gibt.

AUTOR

Kimball Norup
Senior Vice President, Wachstumsleiter bei Hays Talent Solutions – Amerika
Kimball blickt auf nahezu zwei Jahrzehnte an Erfahrung in der Personalmanagementbranche zurück. Er war nicht nur bereits im Bauwesen tätig, sondern hat auch schon Unternehmensratgeber veröffentlicht und eine erfolgreiche Strategieberatungsfirma geleitet. Seinen Bachelor of Science im Bauingenieurwesen absolvierte er an der California Polytechnik State University im US-amerikanischen San Luis Obispo, Kalifornien, und seinen MBA mit Auszeichnung erhielt er von der US-amerikanischen University of California in Davis, Kalifornien.

Seine Expertise kommt nun bereichsübergreifend im globalen Leadership-Team von Hays Talent Solutions zum Einsatz, das sich damit beschäftigt, einen strategischen Plan für die Expansion von Hays Talent Solutions in Amerika zu erstellen. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf Unternehmenswachstum sowie der Akquise, Aktivierung und Beibehaltung von Kunden und dem Upselling in dieser Region.